PPITURKI.com – Departemen Administrasi Data & Keuangan berbagi ilmu kearsipan dan persuratan melalui sebuah workshop yang mengusung tema “Pentingnya Pengelolaan Arsip dalam Mencapai Tujuan Organisasi” pada hari ini, Minggu, (04/06/2023). Workshop ini menghadirkan Dosen Perpustakaan dan Ilmu Informasi Universitas Pendidikan Indonesia, Angga Hadiapurwa, M. I. Kom, sebagai pemateri. Dengan mengundang BPH PPI Turki 2023/2024 serta sekretaris dan bendahara dari setiap PPI Wilayah, diharapkan workshop ini mampu memberikan pemahaman mengenai pentingnya penyimpanan arsip dalam sebuah organisasi serta tata cara penulisan surat yang baik dan benar.
Sebelum memasuki materi inti, Angga Hadiapurwa membagikan pengalamannya saat transit di Turki untuk pertama kalinya yang menarik perhatian para partisipan. Setelahnya, dilanjutkan dengan pemaparan materi mengenai ilmu kearsipan. Menurut beliau, arsip merupakan suatu hal yang fundamental dalam sebuah organisasi sebab arsip menyimpan rekaman kegiatan atau peristiwa suatu organisasi yang berfungsi sebagai alat bantu ingat organisasi serta alat pembuktian kegiatan organisasi yang sewaktu-waktu bisa dipergunakan kembali. “Arsip ini penting, bahkan sampai ada satu unit arsip di beberapa universitas, terkadang di beberapa lembaga pun juga ada,” terangnya.
Tidak hanya ilmu kearsipan, beliau turut membagikan ilmu mengenai tahapan-tahapan persuratan yang meliputi penomoran surat, alur pembuatan surat dalam organisasi, sampai ke pentingnya merespon surat undangan sebagai salah satu bentuk arsip keluar dalam sebuah organisasi. Menurutnya, surat tidak boleh ditulis secara asal, tetapi perlu dicermati secara mendetail agar tidak ada kesalahan dalam penulisan.
Pemaparan materi ditutup dengan sesi tanya jawab dengan beliau dan sesi foto bersama. “Pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan organisasi dalam menelusuri kembali identitas-identitas organisasinya, sehingga organisasi selalu on the track untuk mencapai tujuan organisasi yang telah dirumuskan,” tutupnya. Setelah Angga Hadiapurwa dipersilakan meninggalkan zoom, para partisipan pun diarahkan menuju breakout room berdasarkan tugas masing-masinguntuk mendapatkan pemaparan materi lebih lanjut oleh anggota Departemen Administrasi Data & Keuangan mengenai penugasan sekretaris dan bendahara setiap PPI Wilayah. (Nadita/red)
0 Comments